Política de Tratamiento de Datos Personales

VelRes Inmuebles S.A.S. · NIT 901.444.300-9 · Vigente desde el 1 de octubre de 2026

VelRes Inmuebles S.A.S. trata los datos personales de sus clientes, aliados y colaboradores conforme a la Ley 1581 de 2012 y a esta política, que explica qué datos recoge, para qué los usa y cómo puede cada titular ejercer sus derechos.

1. Responsable del tratamiento

Cuando VelRes administra un inmueble por encargo de su propietario, actúa como responsable de los datos que recoge para esa gestión. Si el propietario firma directamente como arrendador, ambos son responsables de los datos que cada uno recibe.

2. Marco legal y definiciones

Esta política se rige por el artículo 15 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (hoy compilado en el Capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015) y, para la información financiera y crediticia, la Ley 1266 de 2008 modificada por la Ley 2157 de 2021.

3. Principios

VelRes aplica los principios del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012 en todo tratamiento:

• Legalidad: el tratamiento se sujeta a la ley.
• Finalidad: los datos se usan solo para los fines informados al titular.
• Libertad: se tratan datos únicamente con autorización previa, expresa e informada, salvo las excepciones legales.
• Veracidad o calidad: la información debe ser completa, exacta y actualizada.
• Transparencia: el titular puede saber en cualquier momento qué datos suyos se tienen.
• Acceso y circulación restringida: solo acceden a los datos las personas autorizadas.
• Seguridad: se adoptan medidas técnicas y administrativas para proteger los datos.
• Confidencialidad: quienes intervienen en el tratamiento guardan reserva, incluso después de terminar su relación con VelRes.

4. Titulares y datos que tratamos

VelRes recoge solo los datos necesarios para cada relación. Se obtienen del propio titular o, con su autorización, de fuentes como centrales de riesgo y listas de prevención de lavado de activos.

5. Finalidades

VelRes usa los datos solo para las finalidades de esta sección y para las que se informen al titular al pedir su autorización.

Para todos los titulares:

• Celebrar, ejecutar, administrar y terminar los contratos y encargos con VelRes.
• Enviar comunicaciones y notificaciones sobre esos contratos por correo electrónico, WhatsApp, llamada o mensaje de texto.
• Verificar identidad y consultar listas de prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo.
• Cumplir obligaciones legales, contables y tributarias, y atender requerimientos de autoridades.
• Atender consultas, reclamos y solicitudes de los titulares.

Propietarios:

• Promocionar el inmueble, mostrarlo en visitas, gestionar su arriendo, venta o administración y girar los recaudos con su estado de cuenta.

Arrendatarios, deudores solidarios y ocupantes:

• Hacer el estudio de arrendamiento directamente o con una afianzadora o aseguradora.
• Facturar, recaudar y cobrar cánones, cuotas de administración, servicios y demás obligaciones del contrato, directamente o por medio de terceros de cobranza.
• Consultar y reportar información en centrales de riesgo, previo aviso al titular en los términos de la Ley 1266 de 2008.
• Informar a la administración de la copropiedad quiénes habitan el inmueble.

Huéspedes de rentas cortas:

• Gestionar la reserva, el ingreso al edificio, la póliza de la estadía y los reportes que exijan las autoridades.

Compradores, vendedores e interesados:

• Contactarlos sobre inmuebles de su interés y enviarles ofertas y contenido comercial de VelRes. El titular puede pedir en cualquier momento que no le envíen más mensajes comerciales.

Proveedores, colaboradores y candidatos:

• Gestionar la contratación, los pagos y la relación laboral o de prestación de servicios, y los procesos de selección.

6. Datos sensibles y de niñas, niños y adolescentes

VelRes no exige datos sensibles para prestar sus servicios. Si en algún caso los necesita, como la huella o la firma biométrica en una plataforma de firma electrónica, informará al titular que no está obligado a entregarlos y pedirá su autorización expresa, conforme al artículo 6 de la Ley 1581 de 2012.

Los datos de menores de edad que vivan en un inmueble arrendado se tratan solo para identificar a los ocupantes autorizados. Se piden a su representante legal, se usan respetando el interés superior del menor y nunca con fines comerciales, conforme al artículo 7 de la Ley 1581 de 2012.

7. Derechos de los titulares

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, todo titular puede:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
2. Pedir prueba de la autorización que otorgó a VelRes.
3. Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después de agotar el trámite de consulta o reclamo ante VelRes.
5. Revocar la autorización o pedir la supresión de sus datos, salvo que deban conservarse por un deber legal o contractual, por ejemplo mientras el contrato de arrendamiento esté vigente o haya obligaciones pendientes.
6. Acceder gratis a sus datos al menos una vez cada mes calendario y cada vez que esta política cambie sustancialmente.

Pueden ejercer estos derechos el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, y quien estipule a favor de otro.

8. Consultas y reclamos

Las consultas y reclamos se envían a [email protected] o por escrito a Calle 4B # 95 - 200, Cali. Los atiende Jean Carlo Velásquez Pardo, responsable de protección de datos personales de VelRes.

La solicitud debe incluir el nombre e identificación del titular, la descripción de lo que pide, una dirección o correo para la respuesta y los documentos que quiera hacer valer. Si la presenta un tercero, debe acreditar su representación.

Si un reclamo llega incompleto, VelRes pedirá que se complete dentro de los 5 días siguientes a su recibo. Si pasan 2 meses sin respuesta del titular, se entenderá que desistió. Mientras se resuelve el reclamo, el dato se marcará en la base de datos como «reclamo en trámite».

9. Transmisión, transferencia, seguridad y conservación

VelRes puede compartir datos solo con terceros que los necesiten para las finalidades de esta política:

• Encargados: proveedores de CRM y automatización de mercadeo, almacenamiento en la nube, firma electrónica, facturación y cobranza. VelRes les exige por contrato tratar los datos solo según sus instrucciones y con medidas de seguridad.
• Otros responsables: afianzadoras, aseguradoras, centrales de riesgo, la administración de la copropiedad, plataformas de alojamiento, el propietario del inmueble y las autoridades que lo exijan.

Algunos de estos proveedores guardan los datos en servidores fuera de Colombia. Esas transmisiones y transferencias se hacen a países con un nivel adecuado de protección según la Superintendencia de Industria y Comercio, o con autorización expresa del titular, conforme al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.

VelRes protege los datos con acceso restringido por usuario y contraseña, copias de respaldo y compromisos de confidencialidad de colaboradores y proveedores. Los conserva mientras dure la relación con el titular y después solo el tiempo que exijan la ley, como los 10 años de conservación de los soportes contables, o la defensa de sus derechos.

10. Vigencia y cambios

Esta política rige desde el 1 de octubre de 2026 y se publica en www.velresinmuebles.inmob.site. Las bases de datos de VelRes estarán vigentes mientras se cumplan las finalidades descritas en la sección 5.

Cualquier cambio sustancial, en especial sobre la identificación del responsable o las finalidades del tratamiento, se informará a los titulares por correo electrónico o en el sitio web antes de aplicarse. Si cambian las finalidades, VelRes pedirá una nueva autorización.

VelRes Inmuebles S.A.S. · Por un negocio inmobiliario profesional, ético y sostenible para todos.